Was ist Robotic Process Automation?
Stell dir vor, jeden Morgen tippt jemand die Daten aus 40 Lieferanten-Rechnungen in die Warenwirtschaft. Immer dieselben Felder, immer dieselben Klicks. Genau für solche Aufgaben gibt es Robotic Process Automation.
Ein „Roboter“ ist dabei kein Blechkasten, sondern ein Programm. Er bedient andere Programme so, wie ein Mensch es tun würde: Er klickt Buttons, füllt Felder aus, kopiert Werte von A nach B. UiPath, einer der großen Anbieter, beschreibt RPA als Software-Roboter für wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben wie Datenerfassung.
Microsoft nennt die RPA-Funktion in Power Automate „Desktop-Flows“. Laut Microsoft-Doku erkennt der Roboter die Programme über Bedienelemente, Bilder oder Bildschirmkoordinaten. Er kommt auch mit alten Anwendungen klar, die sonst keine Verbindung nach außen haben.
RPA, API oder KI-Agent?
Ansatz
Arbeitet über
RPA
die Oberfläche, nach festen Regeln
API-Integration
direkte Schnittstellen, ohne Bildschirm
KI-Agent
eigene Entscheidungen, auch bei unklaren Fällen
Makro
Klicks innerhalb eines Programms
Workflow-Tools wie n8n, Zapier oder Make verbinden Programme über APIs. Das ist schneller und robuster — setzt aber voraus, dass die Programme eine Schnittstelle anbieten. RPA ist die Brücke für alles andere: das alte Warenwirtschaftssystem, das Behördenportal, die Software vom Branchenanbieter.
KI-Agenten und RPA wachsen zusammen. UiPath beschreibt es so: Der Agent denkt und entscheidet, der Roboter setzt die Entscheidung im System um. Vorsicht bei Anbietern, die ihr altes RPA-Produkt einfach in „KI-Agent“ umbenennen.
Was kostet RPA?
Wichtig ist der Unterschied zwischen zwei Betriebsarten:
- Attended: Der Roboter läuft auf deinem Rechner, während du daneben sitzt — du startest ihn selbst.
- Unattended: Der Roboter läuft allein, etwa nachts auf einem eigenen Rechner oder einer virtuellen Maschine.
Microsoft Power Automate
US-Listenpreis
Premium (attended)
15 $ je Nutzer und Monat
Process (unattended)
150 $ je Bot und Monat
Hosted Process
215 $ je Bot und Monat
Zum Ausprobieren reicht Power Automate for desktop unter Windows 10 oder 11 mit einem privaten Microsoft-Konto — dann aber nur lokal und mit dir am Rechner. UiPath bietet eine kostenlose Community-Version und einen Basic-Plan ab 25 $ im Monat.
Beispiele aus der Praxis
Zwei Fallstudien der Hersteller — also Eigenangaben, und beide aus Unternehmen, die größer sind als ein typisches KMU. Sie zeigen aber gut, wofür RPA gebaut ist.
Case A · Rechnungen
Komatsu Australia mit Power Automate
52.000
Rechnungen im Jahr
4 Wochen
bis zum laufenden Bot
PDFs aus dem Postfach, KI liest aus, der Roboter tippt ins Altsystem
Allein für einen Lieferanten 300 Stunden im Jahr gespart (Microsoft, 2022).
Case B · Logistik
Schnellecke Logistics mit UiPath
12.435
Stunden gespart (2021)
80+
automatisierte Prozesse
Kleinster Baustein: SAP-Bericht viermal täglich per Mail, je 15 Minuten gespart
Großunternehmen aus Wolfsburg — aber das 15-Minuten-Beispiel passt auch in jedes kleine Büro.
Häufige Fehler
Fehler 1 · Einen chaotischen Prozess automatisieren
Ein Roboter macht einen schlechten Ablauf nur schneller schlecht. Wenn jeder Mitarbeiter die Rechnungen anders erfasst, räum erst auf und automatisiere dann.
Fehler 2 · Vergessen, dass die Oberfläche sich ändert
Ein Update verschiebt einen Button, und der Roboter klickt ins Leere. Microsoft warnt selbst, dass schon eine andere Bildschirmauflösung dazu führen kann, dass der Bot ein Element nicht findet oder das falsche anklickt. Plan Wartung ein — RPA ist kein Einmal-Projekt.
Fehler 3 · RPA nehmen, obwohl es eine API gibt
Wer Daten zwischen Shop und Newsletter-Tool per Roboter abtippen lässt, obwohl beide eine Schnittstelle haben, baut sich ein Wartungsproblem. Prüf immer zuerst, ob n8n, Zapier oder Make die Aufgabe direkt erledigen.
Fehler 4 · Unattended-Betrieb unterschätzen
Bei Microsoft kostet ein unattended Bot das Zehnfache eines attended Plans. Dazu kommt ein Rechner, auf dem niemand angemeldet sein darf — schon eine gesperrte Benutzersitzung verhindert laut Microsoft den Lauf.
Ist RPA etwas für dich?
- Häufig: Die Aufgabe kommt täglich oder wöchentlich vor.
- Regelbasiert: Es gibt keine Ermessensfragen, nur feste Schritte.
- Stabil: Das Programm ändert seine Oberfläche selten.
- Ohne API: Es gibt keine Schnittstelle, die du stattdessen nutzen könntest.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen attended und unattended RPA?
Attended läuft auf deinem Rechner, während du daneben arbeitest, und du startest den Roboter selbst. Unattended läuft allein auf einem eigenen Rechner, etwa nachts. Bei Microsoft kostet unattended zehnmal so viel.
Brauche ich RPA, wenn ich schon n8n oder Zapier nutze?
Nur für Programme ohne Schnittstelle. Alles, was eine API hat, verbindest du besser direkt — das ist schneller und bricht seltener.
Was kostet RPA für kleine Unternehmen?
Zum Ausprobieren reicht Power Automate for desktop unter Windows mit einem Microsoft-Konto, dann nur lokal. Der Premium-Plan kostet laut US-Preisliste 15 $ je Nutzer und Monat, UiPath Basic startet bei 25 $ im Monat.
Wird RPA durch KI-Agenten ersetzt?
Eher ergänzt. KI-Agenten entscheiden auch bei unklaren Fällen, RPA-Roboter führen feste Schritte zuverlässig aus. Viele Anbieter kombinieren beides schon.
Warum fallen RPA-Roboter aus?
Meist, weil sich die Oberfläche ändert: ein Update, ein verschobener Button, eine andere Bildschirmauflösung. Robuste Erkennungsmerkmale und regelmäßige Tests helfen.
