Was ist Round Robin?
Über dein Kontaktformular kommt eine neue Anfrage. Wer kümmert sich? Wenn die Antwort „wer sie zuerst sieht“ lautet, hast du ein Problem. Round Robin löst es: Das CRM verteilt neue Leads automatisch der Reihe nach auf dein Team.
Microsoft beschreibt das Prinzip in der Dokumentation zu Dynamics 365 Sales genau so: Entscheidend ist, wann jemand zuletzt einen Datensatz bekommen hat. Der Nächste geht an die Person, die am längsten gewartet hat. Ist die Runde durch, beginnt sie von vorn.
Verteilt werden kann fast alles:
- neue Leads und Kontakte
- Deals bzw. Verkaufschancen
- Support-Tickets
- Termine aus einem gemeinsamen Buchungskalender
So machen es die großen CRMs
CRM
Round Robin über
HubSpot
Workflow-Aktion „Rotate record to owner“
Pipedrive
Automatische Zuweisung an Teams
Zoho CRM
Zuweisungsregeln mit mehreren Nutzern
Dynamics 365
Zuweisungsregeln im Sales Accelerator
HubSpot braucht für die Workflow-Rotation Sales Hub oder Service Hub in der Stufe Professional oder Enterprise. Round-Robin-Terminseiten gibt es schon ab Starter: Der Besucher sieht dann nur die freien Zeiten der Person, die als Nächste dran ist.
Pipedrive verteilt neue Leads und Deals reihum auf die Mitglieder eines Teams. Pro Objekttyp sind bis zu 50 Regeln möglich, fehlgeschlagene Zuweisungen landen im Reiter „Not assigned“. Zoho CRM wendet die Regeln nur auf Datensätze aus Import, Webformular und API an. Dynamics 365 kann zusätzlich prüfen, ob jemand innerhalb von 1 bis 120 Stunden verfügbar ist.
Bei Salesforce baut man die Rotation meist selbst — mit Zuweisungsregeln, einer Formel oder einem Flow — oder nimmt eine App wie LeanData. Für kleine Teams ohne passendes CRM geht es auch mit n8n, Make oder Zapier und einem Zähler in einer Tabelle.
Häufige Fehler
Fehler 1 · Gleich verteilt für fair halten
Reines Round Robin zählt nur, wer dran ist. Ob hinter dem Lead ein Großkunde oder eine Spaßanfrage steckt, ob jemand gerade voll ausgelastet ist — egal. Microsoft bietet deshalb neben Round Robin eine Verteilung nach Kapazität an. Bei HubSpot zählt die Rotation nur die Zuweisungen der eigenen Aktion, nicht, wie viele Kontakte jemand insgesamt betreut.
Fehler 2 · Das Team ändern und sich wundern
Nimmst du bei HubSpot jemanden in die Rotation auf oder raus, setzt sich die Reihenfolge zurück und beginnt zufällig neu. Bei Dynamics verschieben auch manuelle Zuweisungen die Reihenfolge. Plan Teamwechsel also bewusst.
Fehler 3 · Nicht jeder Weg ins CRM läuft über die Regel
Bei Zoho greift die Zuweisung nur für Import, Webformular und API. Wer Leads von Hand anlegt, bekommt keine Rotation. Prüf bei deinem CRM, welche Eingänge die Regel wirklich auslösen.
Fehler 4 · Urlaub vergessen
Ohne Verfügbarkeitslogik landet der heiße Lead bei der Kollegin, die gerade auf Mallorca liegt. Dynamics und Zoho können Abwesende überspringen. Wo das fehlt, nimm Leute während ihres Urlaubs aus der Rotation.
So richtest du Round Robin sinnvoll ein
- Erst routen, dann rotieren. Sortier Leads zuerst nach Region, Branche oder Größe in Pools. Round Robin verteilt dann innerhalb jedes Pools.
- Ein Zähler pro Pool. Bau bei HubSpot nicht für jede Quelle einen eigenen Zweig mit eigener Rotation — die zählen getrennt.
- Abwesenheit regeln. Entweder das CRM prüft Verfügbarkeit, oder ihr nehmt Leute im Urlaub raus.
- Kontrollieren. Schau einmal im Monat, wie viele Leads jeder bekommen hat und wie schnell sie bearbeitet wurden.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Round Robin und Load Balancing?
Round Robin verteilt streng der Reihe nach. Load Balancing, also Lastverteilung, schaut auf die freie Kapazität: Wer gerade weniger zu tun hat, bekommt mehr. Microsoft Dynamics bietet beides an.
Welchen HubSpot-Tarif brauche ich für Round Robin?
Für die Workflow-Aktion „Rotate record to owner“ brauchst du Sales Hub oder Service Hub Professional oder Enterprise. Round-Robin-Terminseiten gibt es schon ab Starter. Tarife ändern sich, prüf das vorher in der HubSpot-Hilfe.
Kann Pipedrive Leads automatisch reihum verteilen?
Ja. Die automatische Zuweisung kann neue Leads und Deals an ein Team geben und verteilt dann reihum auf dessen Mitglieder. Dafür brauchst du einen Tarif mit Teams-Funktion.
Was passiert, wenn jemand im Urlaub ist?
Das hängt vom CRM ab. Dynamics kann Abwesende überspringen, Zoho gibt den Datensatz an einen Standardnutzer. Bei einfachen Rotationen nimmst du die Person für die Zeit aus der Gruppe.
Gibt es gewichtetes Round Robin?
Ja, als „Weighted Round Robin“: Manche bekommen anteilig mehr, etwa erfahrene Leute doppelt so viele Leads. In den meisten CRMs geht das nur über Zusatz-Apps oder eigene Automatisierung.
