Was ist Time-to-Hire?
Wie lange liegt eine gute Bewerbung bei dir, bevor jemand zusagt? Genau das misst Time-to-Hire. Die Uhr startet, wenn ein Kandidat in deinen Prozess kommt, und stoppt, wenn er dein Angebot annimmt.
Workable beschreibt es als den Zeitraum vom Eintritt in die Pipeline bis zur Annahme des Angebots. Personio misst in seinem Bericht vom Bewerbungsdatum bis zum Wechsel in die Phase „Accepted“. Nicht der erste Arbeitstag zählt, sondern die Zusage.
So berechnest du Time-to-Hire
Formel je Einstellung
Time-to-Hire = Datum der Angebotsannahme − Datum der Bewerbung
Beispiel: Bewerbung am 10. März, Zusage am 25. März → Time-to-Hire = 15 Tage
Du rechnest je Einstellung und bildest dann den Mittelwert über alle Einstellungen. Gezählt werden Kalendertage, also mit Wochenenden und Feiertagen. So hält es auch der US-Personalverband SHRM bei der Time-to-Fill.
Ereignis
Tag
Stelle freigegeben
Tag 1
Bewerbung kommt rein
Tag 10
Angebot angenommen
Tag 25
Time-to-Hire
15 Tage
Time-to-Fill
24 Tage
Das Beispiel folgt dem Muster von Workable. Woher du die Daten bekommst:
- Aus deinem Bewerbermanagement-System, etwa Personio, Workable, Greenhouse, softgarden oder JOIN.
- Ohne System aus einer Tabelle mit drei Spalten: Freigabe, Bewerbung, Zusage.
Wie lange dauert eine Besetzung in Deutschland?
Direkte Vergleichswerte für Time-to-Hire gibt es für Deutschland nicht. Das IAB (Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung) misst in seiner Stellenerhebung aber, wie lange die ganze Suche dauert, bis zum ersten Arbeitstag:
IAB 2024
Tage
Suche bis gewünschter Start
66,1
Suche bis tatsächlicher Start
94,8
Ungeplante Verzögerung
28,7
Diese Werte enthalten auch Kündigungsfristen und liegen deshalb deutlich über jeder Time-to-Hire. 36,3 % der Neueinstellungen liefen 2024 mit Besetzungsschwierigkeiten. Zum Vergleich: In den USA lag die Time-to-Fill laut SHRM 2025 im Median bei 44 Tagen für Positionen unterhalb der Führungsebene und 45 Tagen für Führungskräfte.
Häufige Fehler
Fehler 1 · Time-to-Hire und Time-to-Fill vermischen
Workable schreibt selbst, dass die Begriffe oft austauschbar verwendet werden. Vergleichst du deinen Wert mit einem fremden Benchmark, frag zuerst, wo dort die Uhr startet.
Fehler 2 · Durchschnitt statt Median
Ein einziger Ausreißer verzerrt den Durchschnitt stark. Die Bundesagentur für Arbeit zeigt das an Hamburg 2023: Der Durchschnitt der Vakanzzeit sprang von 115 auf 229 Tage, der Median nur von 73 auf 85. Seit August 2026 nutzt die BA deshalb den Median.
Fehler 3 · Schnell um jeden Preis
Eine kurze Time-to-Hire ist nur gut, wenn die Leute bleiben. Schau deshalb auch darauf, wie viele Neue nach einem Jahr noch da sind.
So verkürzt du die Time-to-Hire
- Eingangsbestätigung sofort: Am selben Tag, mit dem nächsten Schritt und einem Datum.
- Termine bündeln: Gespräche vorher im Kalender blocken, statt jedes Mal neu zu suchen.
- Wenige Runden: Zwei Gespräche reichen in kleinen Firmen fast immer.
- Entscheider früh dabei: Wer entscheidet, sitzt schon im ersten Gespräch.
- Angebot vorbereitet: Gehaltsrahmen und Vertrag liegen bereit, bevor das letzte Gespräch läuft.
Employer Branding und eine klare Employer Value Proposition verkürzen eher die Zeit bis zur ersten passenden Bewerbung. Die Time-to-Hire hängt an deinem Prozess.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Time-to-Hire und Time-to-Fill?
Time-to-Hire zählt ab der Bewerbung eines Kandidaten bis zur Annahme des Angebots. Time-to-Fill zählt schon ab der Freigabe der Stelle. Time-to-Fill ist deshalb immer gleich lang oder länger.
Wie berechne ich die Time-to-Hire?
Datum der Angebotsannahme minus Datum der Bewerbung, in Kalendertagen. Das machst du für jede Einstellung und bildest dann den Median oder Durchschnitt.
Zählt man Kalender- oder Arbeitstage?
Üblich sind Kalendertage, inklusive Wochenenden und Feiertage. So rechnet etwa der US-Verband SHRM. Wichtig ist vor allem, dass du immer gleich zählst.
Endet die Time-to-Hire mit dem ersten Arbeitstag?
Nein, mit der Annahme des Angebots. Die Zeit bis zum Arbeitsbeginn hängt an Kündigungsfristen und gehört nicht zur Prozessgeschwindigkeit.
Was ist eine gute Time-to-Hire?
Einen festen Richtwert gibt es nicht, er hängt von Branche und Stelle ab. Wichtiger als ein fremder Benchmark ist dein eigener Verlauf: Wird der Median von Quartal zu Quartal kürzer, ohne dass die Qualität leidet, bist du auf dem richtigen Weg.
