Was ist Time-to-Fill?
Wie lange ist eine Stelle bei dir offen, bis jemand zusagt? Das misst Time-to-Fill. Die Uhr startet, wenn die Stelle freigegeben ist, und stoppt, wenn ein Kandidat dein Angebot annimmt.
Der US-Personalverband SHRM rechnet so: Tage von der Eröffnung der Stellenanforderung bis zur Annahme des Angebots, in Kalendertagen mit Wochenenden und Feiertagen. Workable definiert es fast gleich, von der Freigabe bis zur Zusage.
So berechnest du Time-to-Fill
Formel je Stelle
Time-to-Fill = Datum der Angebotsannahme − Datum der Stellenfreigabe
Beispiel: Freigabe am 1. März, Zusage am 12. April → Time-to-Fill = 42 Tage
Über mehrere Stellen bildest du den Mittelwert: Summe aller Tage geteilt durch die Zahl der besetzten Stellen. Workable rechnet das an drei Stellen mit 20, 30 und 40 Tagen vor, das ergibt 30 Tage.
Woher du die Zahlen bekommst:
- Aus deinem Bewerbermanagement-System, etwa Greenhouse, Workable, Personio oder softgarden.
- Ohne System aus einer Tabelle mit zwei Spalten je Stelle: Freigabe und Zusage.
- Dauerhaft offene Stellen, die du immer ausschreibst, lässt du weg. So halten es Workable und der US-Bundesstaat Oregon.
Wie lange dauert eine Besetzung?
Die besten Vergleichswerte kommen aus den USA. SHRM hat 2025 dafür 2.371 Mitglieder befragt:
SHRM 2025 (Median)
Tage
Ohne Führungsaufgabe
44
Führungskräfte
45
Ohne Führung, ab 5.000 Beschäftigte
61
Große Firmen brauchen also deutlich länger. Laut SHRM verbringen sie fast doppelt so viel Zeit mit Freigaben, Ausschreibung und Gesprächen. Der US-Bundesstaat Oregon gibt seinen Behörden als Ziel höchstens 50 Tage im Schnitt vor.
Für Deutschland gibt es keine Zahl mit genau dieser Definition. Die Bundesagentur für Arbeit misst die Vakanzzeit gemeldeter Stellen, aber ab dem gewünschten Besetzungstermin bis zur Abmeldung. Im Durchschnitt von Oktober 2024 bis September 2025 waren das 169 Tage. Mit der Time-to-Fill ist das nicht vergleichbar, zeigt aber, wie zäh der Markt ist.
Häufige Fehler
Fehler 1 · Unklar, wann die Uhr läuft
SHRM stoppt bei der Zusage, Greenhouse beim Einstellungsdatum, Oregon startet erst mit der Veröffentlichung der Anzeige. Wer seine Zahl mit einem Benchmark vergleicht, muss zuerst Start und Ziel abgleichen. Leg deine Definition einmal fest und bleib dabei.
Fehler 2 · Durchschnitt statt Median
Eine vergessene, nie geschlossene Stelle verdirbt den Durchschnitt. Die Bundesagentur zeigt das an Hamburg: Der Durchschnitt sprang von Oktober auf November 2023 von 115 auf 229 Tage, der Median nur von 73 auf 85. Die BA stellt ihre Berichte deshalb auf den Median um.
Fehler 3 · Nur auf Tempo schauen
Eine schnell besetzte Stelle, die nach drei Monaten wieder frei ist, hat dir nichts gebracht. Schau deshalb immer daneben auf die Fluktuationsrate im ersten Jahr.
So verkürzt du die Time-to-Fill
- Freigabe beschleunigen: Wer entscheidet, ob die Stelle kommt? Ein Tag statt zwei Wochen zählt voll mit.
- Anzeige vorbereitet: Eine Vorlage je Stellentyp, die nur noch angepasst wird.
- Talentpool pflegen: Gute Absagen von gestern sind die Kandidaten von morgen.
- Empfehlungen nutzen: Dein Team kennt Leute, die passen.
- Arbeitgebermarke stärken: Employer Branding sorgt dafür, dass schneller passende Bewerbungen kommen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Time-to-Fill und Time-to-Hire?
Time-to-Fill zählt ab der Freigabe der Stelle bis zur Annahme des Angebots. Time-to-Hire zählt erst ab der Bewerbung des späteren Kandidaten. Time-to-Fill ist deshalb immer gleich lang oder länger.
Wie berechne ich die Time-to-Fill?
Datum der Angebotsannahme minus Datum der Stellenfreigabe, in Kalendertagen. Für mehrere Stellen teilst du die Summe aller Tage durch die Zahl der besetzten Stellen oder nimmst den Median.
Was ist eine gute Time-to-Fill?
Einen festen Richtwert für Deutschland gibt es nicht. In den USA lag der Median 2025 laut SHRM bei 44 Tagen für Stellen ohne Führungsaufgabe. Wichtiger als der fremde Wert ist dein eigener Verlauf über die Zeit.
Zählen Wochenenden mit?
Ja. SHRM rechnet in Kalendertagen, einschließlich Wochenenden und Feiertagen. Entscheidend ist, dass du immer gleich zählst.
Ist die Vakanzzeit der Arbeitsagentur dasselbe wie Time-to-Fill?
Nein. Die Vakanzzeit der Bundesagentur zählt ab dem gewünschten Besetzungstermin bis zur Abmeldung der Stelle. Sie startet also später und endet oft erst mit dem Arbeitsbeginn. Die Werte sind deshalb nicht direkt vergleichbar.
