Was ist die XRechnung?
Die XRechnung ist eine Rechnung ohne Papier und ohne PDF. Sie besteht nur aus einer XML-Datei: strukturierte Daten, die eine Software direkt einlesen kann. Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Bankverbindung — alles in festen Feldern.
Herausgeber ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen, im Auftrag des IT-Planungsrats von Bund und Ländern. Technisch ist die XRechnung die deutsche Ausprägung der europäischen Norm EN 16931 und wird in einer von zwei Syntaxen geschrieben: UBL oder CII. Gültig ist aktuell Version 3.0, mindestens bis Ende Juli 2027.
Lesen musst du die Datei nicht. Zum Anzeigen gibt es Viewer, und gängige Buchhaltungsprogramme zeigen sie wie eine normale Rechnung an.
Pflicht gegenüber dem Bund
Wer an Bundesbehörden liefert, muss seit dem 27. November 2020 elektronisch abrechnen. So steht es in der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV). Grundsätzlich gilt dabei die XRechnung; ein anderes Format geht nur, wenn es der europäischen Norm entspricht.
- Leitweg-ID: die Adresse der Behörde, Pflichtangabe im Feld Käuferreferenz. Du bekommst sie vom Auftraggeber, eine eigene brauchst du nicht.
- Weitere Pflichtangaben: Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, deine E-Mail-Adresse.
- Einreichen: über die kostenlose Rechnungseingangsplattform des Bundes, per Weberfassung, Upload, E-Mail bis 10 MB oder über das Netzwerk Peppol. Vorher registrieren.
- Ausnahme: Direktaufträge bis 1.000 Euro netto.
Die Verordnung ist streng: Eine formal fehlerhafte Rechnung wird automatisch abgelehnt. Die Länder haben eigene Regeln und eigene Leitweg-IDs — frag im Zweifel beim Auftraggeber nach.
XRechnung zwischen Unternehmen
Seit 2025 wird die E-Rechnung auch im Geschäft zwischen Unternehmen in Deutschland Pflicht, Schritt für Schritt. Die XRechnung ist dafür ein zulässiges Format, ZUGFeRD ebenfalls.
Zeitraum
Was gilt
seit 2025
Alle müssen E-Rechnungen empfangen können
2025 und 2026
PDF noch erlaubt, mit Zustimmung
2027
PDF nur bis 800.000 € Vorjahresumsatz
ab 2028
E-Rechnung für alle
Rechnungen bis 250 Euro dürfen laut Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung stets als sonstige Rechnung raus. Rechnungen an Privatkunden sind gar nicht betroffen.
Beispiele aus der Praxis
Case A · Agentur an Bundesbehörde
Workshop für ein Bundesamt
4.800 €
Auftragswert netto
1
Leitweg-ID vom Auftraggeber
Pflicht: XRechnung über das Bundesportal
Ausgedachte Zahlen. Unter 1.000 Euro netto wäre der Direktauftrag ausgenommen.
Case B · Rechnung an ein KMU
Webdesigner an Handwerksbetrieb
2.300 €
Rechnungsbetrag
2028
spätestens E-Rechnung
XRechnung oder ZUGFeRD zulässig
Ausgedachte Zahlen, Webdesigner unter 800.000 Euro Umsatz. Bis dahin PDF mit Zustimmung.
Häufige Fehler
Fehler 1 · Leitweg-ID fehlt
Ohne Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz weiß das Portal nicht, wohin mit der Rechnung. Folge: Ablehnung. Frag sie bei der Beauftragung ab.
Fehler 2 · Ungeprüft verschicken
Ein falsches Datumsformat, eine fehlende Pflichtangabe — und die Datei ist formal fehlerhaft. Der kostenlose Validator der KoSIT zeigt dir vorher, ob alles passt.
Fehler 3 · ZUGFeRD-PDF an den Bund
Die Plattform des Bundes nimmt ZUGFeRD nur im Profil XRECHNUNG und nur als reine XML-Datei an. Das schöne PDF drumherum stört dort.
Fehler 4 · Nur den Ausdruck archivieren
Steuerlich zählt die XML-Datei, nicht ihre Ansicht. Wer nur das PDF aus dem Viewer ablegt, hat das Original nicht aufbewahrt.
Was du jetzt tun solltest
Prüf, ob dein Rechnungsprogramm XRechnung erzeugen kann — die meisten können es inzwischen. Wenn du nur gelegentlich an Behörden schreibst, reicht auch die kostenlose Weberfassung im Bundesportal.
Häufige Fragen
Muss ich als kleines Unternehmen XRechnungen verschicken?
Gegenüber Bundesbehörden ja, außer bei Direktaufträgen bis 1.000 Euro netto. Zwischen Unternehmen brauchst du eine E-Rechnung spätestens für Umsätze ab 2028. Ob XRechnung oder ZUGFeRD, kannst du dort wählen.
Was ist eine Leitweg-ID und woher bekomme ich sie?
Die Leitweg-ID ist die elektronische Adresse einer Behörde für Rechnungen. Du bekommst sie vom Auftraggeber, meist mit der Bestellung. Eine eigene Leitweg-ID brauchst du als Rechnungssteller nicht.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ohne strukturierte Daten ist nach dem Umsatzsteuergesetz eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung braucht ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
XRechnung oder ZUGFeRD — was ist besser?
Für Bundesbehörden die XRechnung, weil sie dort Standard ist. Zwischen Unternehmen sind beide zulässig. ZUGFeRD ist praktisch, wenn der Empfänger keine Software für E-Rechnungen hat, weil er das PDF einfach öffnen kann.
Wie öffne ich eine XRechnung?
Mit einem Viewer oder deiner Buchhaltungssoftware. Die KoSIT stellt eine Visualisierung bereit, viele Rechnungsprogramme zeigen XRechnungen direkt an. Im Texteditor siehst du nur XML-Code.
