Was ist ZUGFeRD?
Schickst du deine Rechnungen als PDF per Mail? Dann wird sich das bald ändern. Denn ein normales PDF ist keine E-Rechnung — und die wird im Geschäft zwischen Unternehmen in Deutschland Schritt für Schritt Pflicht.
ZUGFeRD löst das elegant. Die Datei ist ein PDF im Archivformat PDF/A-3, das jeder Mensch öffnen und lesen kann. Darin steckt zusätzlich eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten in strukturierter Form. Die liest die Buchhaltungssoftware des Empfängers automatisch aus.
Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Es beschreibt ZUGFeRD als kostenfreies, branchenübergreifendes Format auf Basis der europäischen Norm EN 16931. Das französische Gegenstück heißt Factur-X und ist technisch identisch. Aktuell ist Version 2.5.2, gültig seit September 2026.
Welche Profile als E-Rechnung zählen
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen — also Stufen, wie viele Daten in der XML stecken. Das ist wichtiger, als es klingt:
Profil
E-Rechnung?
MINIMUM
Nein
BASIC WL
Nein
BASIC
Ja
EN 16931
Ja
EXTENDED
Ja
XRECHNUNG
Ja
Das Bundesfinanzministerium schreibt im Anwendungserlass ausdrücklich: ZUGFeRD ab Version 2.0.1 fällt unter die zulässigen Formate — ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL. Die beiden enthalten zu wenig Daten und taugen nur als Buchungshilfe. Üblich ist das Profil EN 16931.
Ab wann du E-Rechnungen brauchst
Die Pflicht gilt nur, wenn beide Unternehmen im Inland sitzen. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Die Fristen stehen in § 27 Abs. 38 des Umsatzsteuergesetzes:
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer. Ein normales E-Mail-Postfach reicht dafür.
- Für 2025 und 2026: PDF oder Papier sind noch erlaubt, ein PDF aber nur mit Zustimmung des Empfängers.
- Für 2027: Nur noch, wer im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, darf weiter PDF oder Papier schicken.
- Ab 1. Januar 2028: E-Rechnung für alle im Inland.
Ausnahmen bleiben auf Dauer: Rechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen immer als sonstige Rechnung raus.
Beispiele aus der Praxis
Case A · Solopreneur
Freie Designerin, regelbesteuert
120.000 €
Vorjahresumsatz
2028
Pflicht zum Versand
Empfangen seit 2025, verschicken ab 2028
Ausgedachte Zahlen. 2027 darf sie mit Zustimmung noch PDF schicken, weil sie unter 800.000 Euro liegt.
Case B · KMU
Agentur mit zwölf Leuten
1,2 Mio. €
Umsatz 2026
2027
Pflicht zum Versand
Rechnungen für Umsätze ab 2027 als E-Rechnung
Ausgedachte Zahlen. Über der Schwelle endet die Übergangszeit ein Jahr früher.
Häufige Fehler
Fehler 1 · „Mein PDF per Mail ist doch elektronisch“
Elektronisch ja, E-Rechnung nein. Das BMF ist da klar: PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien und Angaben in E-Mails sind sonstige Rechnungen.
Fehler 2 · Das falsche Profil
Manche Programme erzeugen von Haus aus MINIMUM oder BASIC WL. Sieht aus wie ZUGFeRD, zählt aber nicht. Prüf in den Einstellungen, welches Profil dein Tool schreibt.
Fehler 3 · PDF und XML weichen ab
Wer das PDF nachträglich bearbeitet, erzeugt zwei verschiedene Rechnungen in einer Datei. Dann gilt die XML. Der abweichende Bildteil kann laut BMF sogar als zweite Rechnung zählen — mit Folgen für die Umsatzsteuer.
Fehler 4 · Den Empfang vergessen
Alle reden vom Verschicken. Dabei musst du seit 2025 E-Rechnungen annehmen können. Ablehnen und auf Papier bestehen geht nicht.
ZUGFeRD oder XRechnung?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne PDF. Sie ist Pflicht bei Rechnungen an Bundesbehörden. ZUGFeRD ist die freundlichere Variante für den Alltag, weil der Empfänger auch ohne Spezialsoftware sieht, was drinsteht. Für Rechnungen zwischen Unternehmen sind beide zulässig.
Häufige Fragen
Ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine E-Rechnung?
Ja, ab Version 2.0.1 und in allen Profilen außer MINIMUM und BASIC WL. Das steht so im Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, also für Mensch und Maschine lesbar. Die XRechnung ist reines XML ohne Sichtteil. Bundesbehörden verlangen die reine XML, zwischen Unternehmen gehen beide.
Muss ich als Kleinunternehmer ZUGFeRD-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025, dafür reicht ein E-Mail-Postfach.
Ab wann muss ich E-Rechnungen verschicken?
Für Umsätze ab 2027, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Sonst für Umsätze ab dem 1. Januar 2028. Rechnungen bis 250 Euro bleiben ausgenommen.
Was gilt, wenn PDF und XML voneinander abweichen?
Dann zählen die Daten in der XML. Der abweichende PDF-Teil kann laut BMF als weitere Rechnung gelten. Bearbeite eine ZUGFeRD-Datei deshalb nie nachträglich im PDF-Editor.
