Was ist Process Mining?
Frag drei Kollegen, wie aus einer Anfrage ein Auftrag wird. Du bekommst drei Antworten. Process Mining fragt nicht, sondern schaut nach: Es wertet die Spuren aus, die jeder Vorgang in deinen IT-Systemen hinterlässt, und baut daraus den echten Ablauf.
Microsoft beschreibt es als Technologie, mit der Unternehmen ihre realen Prozesse verstehen und Chancen für Verbesserung und Automatisierung finden. Das Entscheidende ist das Wort real. Du siehst nicht den Soll-Prozess aus dem Handbuch, sondern alle Umwege, Schleifen und Wartezeiten.
Die wissenschaftliche Grundlage hat die IEEE Task Force on Process Mining in einem Manifest zusammengefasst, an dem über 75 Fachleute aus mehr als 50 Organisationen mitgewirkt haben. Es erschien 2012 bei Springer.
Welche Daten du brauchst
Der Rohstoff heißt Event-Log, ein Ereignisprotokoll. Laut Microsoft braucht es drei Pflichtfelder:
Feld
Beispiel
Fall-ID
Lead 1042
Aktivität
Angebot verschickt
Zeitstempel
3. März, 14:12 Uhr
Optional kommen Ressource und weitere Attribute dazu, etwa wer den Schritt gemacht hat oder welches Produkt es war. Aus vielen solchen Zeilen setzt das Tool für jeden Fall die Reihenfolge zusammen. Legst du Tausende Fälle übereinander, entsteht die Prozesslandkarte.
So sieht das im Marketing aus
Nimm den Weg vom Lead zum Auftrag. Im CRM steht für jeden Lead, wann er angelegt, qualifiziert, angeboten und gewonnen wurde. Daraus kann Process Mining zum Beispiel diese Fragen beantworten:
- Wie viele Leads überspringen die Qualifizierung?
- Wo liegt die längste Wartezeit, und liegt sie an einer bestimmten Übergabe?
- Wie oft geht ein Angebot in eine zweite oder dritte Runde?
- Laufen gewonnene Aufträge anders als verlorene?
Der Einstieg muss nicht teuer sein. Power Automate etwa nimmt auch einen CSV-Export. Für einen ersten Blick reicht also oft eine Tabelle aus dem CRM mit den drei Pflichtfeldern.
Die Grenzen sind allerdings klar. Telefonate oder Mails außerhalb des CRM hinterlassen keine Spur im System. Wenn dein Team das Wichtige außerhalb erledigt, zeigt dir die Karte nur die halbe Wahrheit.
Process Mining, Task Mining und RPA
Begriff
Was es tut
Process Mining
Analysiert Abläufe aus Systemdaten
Task Mining
Zeichnet Schritte am Arbeitsplatz auf
Robotic Process Automation
Führt Aufgaben automatisch aus
Data Mining
Sucht allgemein Muster in Daten
SAP Signavio bringt den Unterschied gut auf den Punkt: Process Mining zeigt, wo du hinschauen solltest. Task Mining erklärt, was in einem einzelnen Schritt passiert. Process Mining selbst verändert nichts. Es liefert die Diagnose, die Therapie machen andere Werkzeuge.
Häufige Fehler
Fehler 1 · Das Tool vor den Daten kaufen
Erst prüfen, ob dein System überhaupt Verläufe speichert. Sonst steht ein teures Tool vor leeren Tabellen.
Fehler 2 · Ohne Frage starten
In einer Studie unter 198 Entscheidern deutscher KMU (Logatik, 2023) nannten 41 % der Nichtnutzer den unklaren Nutzen als größte Hürde. Fang deshalb mit einer konkreten Frage an, etwa „Warum dauert unser Angebot so lange?“.
Fehler 3 · Die Karte für die ganze Wahrheit halten
Was nicht im System passiert, fehlt. Sprich mit den Leuten, bevor du aus der Karte Schlüsse ziehst.
Fehler 4 · Das Team vergessen
Event-Logs können zeigen, wer was wann gemacht hat. Das sind personenbezogene Daten. Kläre Datenschutz und, falls vorhanden, den Betriebsrat vor dem Start. Werte auf Prozessebene aus, nicht auf Personenebene.
Welche Tools es gibt
Große Plattformen sind Celonis, SAP Signavio und Microsoft mit Power Automate Process Mining, daneben UiPath und ARIS. Gartner zählte in seinem Vergleich von April 2025 insgesamt 16 Anbieter. Den Weltmarkt für Process-Mining-Software bezifferte Gartner 2023 auf rund 872 Millionen US-Dollar.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Process Mining und Task Mining?
Process Mining wertet Daten aus IT-Systemen aus und zeigt den gesamten Ablauf. Task Mining zeichnet Schritte auf dem Desktop auf, also was jemand innerhalb eines Schritts tut. Beide ergänzen sich.
Welche Daten braucht man für Process Mining?
Mindestens eine Fall-ID, den Namen der Aktivität und einen Zeitstempel. Das Ganze muss als Verlauf vorliegen, nicht nur als aktueller Status. Weitere Attribute wie Team oder Produkt machen die Analyse genauer.
Lohnt sich Process Mining für KMU?
Wenn du viele gleichartige Vorgänge hast und die Daten dazu vorliegen, ja. Bei 30 Aufträgen im Jahr kennst du deine Abläufe auch so. Starte klein mit einem Export und einer klaren Frage.
Geht Process Mining auch mit dem CRM?
Ja, wenn das CRM Änderungsverläufe speichert und exportieren kann. Microsoft nennt für Dynamics die Tabelle „Activities“. Prüfe bei HubSpot oder Salesforce, welche Verläufe du für dein Paket abrufen kannst.
Ersetzt Process Mining RPA?
Nein. Process Mining analysiert, RPA führt aus. Sinnvoll ist die Reihenfolge: erst sehen, wo es hakt, dann entscheiden, ob du automatisierst oder den Prozess vereinfachst.
