Was ist eine E-Mail?
Eine E-Mail ist ein elektronischer Brief. Du schreibst ihn in einem Mailprogramm, dein Mailserver schickt ihn an den Server des Empfängers, und der legt ihn in dessen Postfach. Das Protokoll dafür heißt SMTP und ist seit Jahrzehnten Standard.
Wie beim Brief gibt es einen Umschlag und einen Inhalt. Im Umschlag stehen Absender und Empfänger für die Zustellung. Der Inhalt besteht aus dem Kopf, dem Header, mit Datum, Absender, Betreff — und dem eigentlichen Text.
Die erste E-Mail schickte der Ingenieur Ray Tomlinson 1971 zwischen zwei Rechnern im ARPANET, dem Vorläufer des Internets. Von ihm stammt auch das @ zwischen Name und Rechner. Was in dieser ersten Mail stand, ist nicht überliefert — es war eine Testnachricht.
Wie viel E-Mail ist im Spiel?
Deutschland
Wert
Nutzen E-Mail (16–74, 2025)
88 %
Nutzen soziale Netzwerke
59 %
Private Mails pro Tag
13
Berufliche Mails pro Tag
53
Die Nutzungswerte stammen vom Statistischen Bundesamt, die Mails pro Tag aus einer Bitkom-Umfrage von Ende 2025. Bei den beruflichen Mails waren es 2021 noch 26 am Tag — das Postfach hat sich verdoppelt. Und laut Bitkom hat nur 1 % der Internetnutzer gar keine private Mailadresse.
Die Kehrseite: Laut dem Sicherheitsanbieter Kaspersky war 2024 rund 47 % des weltweiten Mailverkehrs Spam. Deine Mail konkurriert also mit sehr viel Müll — und die Filter werden strenger.
Warum landen Mails im Spam?
Postfach-Anbieter prüfen, ob eine Mail wirklich von dem kommt, der draufsteht. Dafür gibt es drei Einträge im DNS deiner Domain:
Seit Februar 2024 verlangen Gmail und Yahoo von allen Absendern mindestens SPF oder DKIM. Wer an einem Tag mehr als 5.000 Mails an Gmail-Konten schickt, braucht laut Google zusätzlich DMARC und eine Abmeldung mit einem Klick. Die Spamrate muss unter 0,3 % bleiben, Google empfiehlt sogar unter 0,1 %.
Case A · Newsletter
Onlineshop mit 5.000 Mails an Gmail
0,3 %
erlaubte Spamrate
unter 15
Spam-Meldungen
5.000 × 0,3 % = höchstens 15 Beschwerden
Rechenbeispiel nach den Google-Regeln. Wer Adressen kauft, ist über dieser Grenze, bevor er „Hallo“ gesagt hat.
Case B · Freemail
Berater mit Absender @web.de
quarantine
DMARC-Regel von web.de und gmx.de
53
Mails pro Tag im Ziel-Postfach
Versand über ein Newsletter-Tool fällt bei DMARC durch
DNS-Abfrage vom 13.11.2026. Mit fremder Domain kannst du SPF und DKIM nicht selbst einrichten.
Häufige Fehler
Fehler 1 · Geschäftlich mit Freemail-Adresse
„info.tischlerei-meier@gmx.de“ wirkt nicht nur unprofessionell. Ohne eigene Domain kannst du die Absenderprüfung nicht selbst einrichten. Eine Domain kostet ein paar Euro im Jahr — das ist das günstigste Vertrauen, das du kaufen kannst.
Fehler 2 · Keine Authentifizierung
Die eigene Domain ist da, aber SPF, DKIM und DMARC fehlen. Dann landen auch ganz normale Angebote im Spam. Das BSI richtet seine Empfehlung zur E-Mail-Sicherheit ausdrücklich an alle Firmen mit eigener Domain. Frag deinen Hoster oder IT-Dienstleister — das ist eine Stunde Arbeit.
Fehler 3 · Werbung ohne Einwilligung
Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung ist nach § 7 UWG eine unzumutbare Belästigung. Die Ausnahme für Bestandskunden gilt nur unter vier Bedingungen, unter anderem nur für ähnliche eigene Produkte und mit Hinweis auf das Widerspruchsrecht in jeder Mail.
Fehler 4 · Pflichtangaben vergessen
Geschäftliche E-Mails sind Geschäftsbriefe. Nach § 37a HGB gehören Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer hinein, bei der GmbH auch die Geschäftsführer. Am einfachsten steht das in der Signatur.
So richtest du E-Mail für deine Firma ein
- Eigene Domain und Postfächer beim Hoster, bei Google Workspace oder Microsoft 365.
- SPF, DKIM und DMARC einrichten, DMARC zum Start auf „none“, später strenger.
- Signatur mit allen Pflichtangaben.
- Newsletter nur über ein Newsletter-Tool mit Double-Opt-in, nie aus dem normalen Postfach in Blindkopie.
- Zustellung prüfen mit den Google Postmaster Tools.
Häufige Fragen
Wie schreibt man es richtig: E-Mail, Email oder Mail?
Der Duden schreibt „E-Mail“ mit Bindestrich, weil Einzelbuchstaben so angeschlossen werden. „Email“ ohne Bindestrich führt der Duden als eigenes Wort, wie in „Emailfarbe“ — gemeint ist die Glasur auf Metall. „Mail“ ist umgangssprachlich und völlig in Ordnung.
Brauche ich als Selbstständiger eine eigene Domain für E-Mails?
Ja. Ohne eigene Domain kannst du SPF, DKIM und DMARC nicht selbst einrichten, und deine Mails landen leichter im Spam. Dazu wirkt eine Adresse mit eigenem Namen schlicht vertrauenswürdiger. Die Domain kostet nur ein paar Euro im Jahr.
Was sind SPF, DKIM und DMARC?
Drei Einträge im DNS deiner Domain, mit denen Empfänger prüfen, ob eine Mail wirklich von dir kommt. SPF listet erlaubte Server, DKIM unterschreibt jede Mail, DMARC sagt, was mit Mails passiert, die durchfallen. Gmail und Yahoo verlangen sie inzwischen.
Darf ich Kunden ohne Einwilligung Werbung per E-Mail schicken?
Nur in einer engen Ausnahme für Bestandskunden: Die Adresse stammt aus einem Kauf, du bewirbst ähnliche eigene Produkte, der Kunde hat nicht widersprochen und du weist in jeder Mail auf den Widerspruch hin. Sonst brauchst du eine ausdrückliche Einwilligung.
Was muss in die Signatur einer geschäftlichen E-Mail?
Für eingetragene Kaufleute und Gesellschaften: Firma mit Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer, bei der GmbH auch alle Geschäftsführer. Kleingewerbe ohne Registereintrag nennt Name und Anschrift.
Quellen
- RFC 5321: Simple Mail Transfer Protocol
- RFC 5322: Internet Message Format
- Destatis: Internetaktivitäten zu privaten Zwecken
- Bitkom: Private Mailpostfächer werden voller
- Bitkom: Beruflicher Mailverkehr auf neuem Höchststand
- Google-Hilfe: Richtlinien für E-Mail-Absender
- Yahoo Sender Hub: Best Practices
- § 7 UWG: Unzumutbare Belästigungen
- § 37a HGB: Angaben auf Geschäftsbriefen
- Duden: E-Mail
