Was ist eine E-Rechnung?
Du schickst deine Rechnungen seit Jahren als PDF per Mail? Dann verschickst du laut Gesetz keine E-Rechnungen, sondern „sonstige Rechnungen“. Der Unterschied ist wichtiger, als er klingt.
Das Umsatzsteuergesetz sagt es klar: Eine elektronische Rechnung wird „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen“ und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Die Buchhaltungssoftware des Empfängers liest Rechnungsnummer, Beträge und Steuersätze also direkt aus — ohne Abtippen.
Welche Formate zählen?
Laut Bundesfinanzministerium erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Vorgaben — bei ZUGFeRD aber nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Format
Was es ist
XRechnung
Reine XML-Datei, ohne Ansicht
ZUGFeRD
PDF mit eingebetteter XML-Datei
Bild der Rechnung, keine E-Rechnung
ZUGFeRD ist ein Hybrid: Ein Mensch sieht das PDF, die Software liest die XML-Daten. Beide Teile müssen inhaltlich identisch sein. Aktuell ist Version 2.5.2. Eine XRechnung öffnest du mit einem Viewer, etwa dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer von ELSTER.
Ab wann gilt was?
Die Pflicht gilt bei Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Eingeführt hat sie das Wachstumschancengesetz von 2024, stufenweise:
- Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht laut BMF schon ein E-Mail-Postfach.
- Bis 31. Dezember 2026: Für Umsätze 2025 und 2026 sind Papier und — mit Zustimmung des Empfängers — PDF noch erlaubt.
- Ab 1. Januar 2027: E-Rechnung Pflicht beim Versand, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag.
- Ab 1. Januar 2028: Pflicht für alle, auch für kleinere Firmen und für ältere EDI-Verfahren.
Was ist ausgenommen?
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Rechnungen an Privatkunden
- Leistungen von Kleinunternehmern (Vorjahr bis 25.000 €, laufendes Jahr bis 100.000 €) — sie müssen aber empfangen können
- Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze
Zwei typische Fälle
Case A · Freelancerin
Texterin mit Firmenkunden in Deutschland
60.000 €
Jahresumsatz
2028
Versand-Pflicht ab
Empfangen seit 2025, verschicken spätestens ab Januar 2028.
Für 2027 darf sie noch PDF schicken, wenn der Kunde zustimmt, weil ihr Umsatz unter 800.000 € liegt.
Case B · Agentur
Marketing-Agentur mit Mittelstandskunden
1,2 Mio. €
Umsatz 2026
2027
Versand-Pflicht ab
Jede Rechnung an deutsche Firmen über 250 € muss ab Januar 2027 eine E-Rechnung sein.
Rechnungen an Kunden im Ausland fallen nicht darunter, und auch nicht Rechnungen, die sie selbst von ausländischen Plattformen bekommt.
Häufige Fehler
Fehler 1 · „Mein PDF ist doch elektronisch“
Elektronisch verschickt heißt nicht E-Rechnung. Ein PDF ist eine sonstige Rechnung. Ab dem Ende deiner Übergangsfrist ist es keine ordnungsgemäße Rechnung mehr — und dein Kunde verliert im Zweifel den Vorsteuerabzug. Das spricht sich schnell herum.
Fehler 2 · „Betrifft mich erst 2028“
Beim Versand vielleicht. Empfangen musst du aber schon jetzt — auch als Kleinunternehmer. Wenn ein Lieferant dir eine XRechnung schickt, musst du sie öffnen, prüfen und archivieren können.
Fehler 3 · Die E-Rechnung ausdrucken und nur das Papier ablegen
Aufbewahrt werden muss mindestens der strukturierte Teil im Originalformat, acht Jahre lang (§ 14b UStG). Ein Ausdruck oder nur das PDF reichen nicht.
Fehler 4 · Leistung nur im PDF-Anhang beschreiben
Laut den Klarstellungen des BMF muss stehen, was du geleistet hast, im strukturierten Datensatz selbst. Ein angehängtes PDF mit der Leistungsbeschreibung ersetzt das nicht.
So stellst du um
- Empfang sichern: eine feste Mailadresse für Rechnungen und ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD anzeigt.
- Software prüfen: Lexware Office, sevDesk oder DATEV erzeugen E-Rechnungen. Frag nach, welches Format und welche Version.
- Frist ausrechnen: Umsatz des Vorjahres anschauen und festlegen, ab wann du umstellen musst.
- Archiv klären: Wo liegen die XML-Dateien acht Jahre lang sicher?
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung noch erlaubt?
Übergangsweise ja: für Umsätze bis Ende 2026 mit Zustimmung des Empfängers, für Umsätze 2027 nur, wenn dein Vorjahresumsatz höchstens 800.000 € betrug. Ab 2028 ist sie zwischen deutschen Unternehmen keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. An Privatkunden darfst du weiter PDF schicken.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein, Kleinunternehmer sind beim Versand ausgenommen. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber trotzdem schon seit Januar 2025.
Reicht ein E-Mail-Postfach zum Empfang?
Ja, laut Bundesfinanzministerium reicht ein E-Mail-Postfach. Das Gesetz schreibt keinen Übertragungsweg vor. Du brauchst aber ein Programm, mit dem du die Datei öffnen, prüfen und archivieren kannst.
Brauche ich E-Rechnungen für kleine Beträge?
Nein. Rechnungen bis 250 € brutto sind als Kleinbetragsrechnungen ausgenommen. Auch Fahrausweise fallen nicht unter die Pflicht.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, und zwar mindestens den strukturierten Teil im Originalformat. Ein Ausdruck oder ein reines PDF reichen nicht. Ein Archiv außerhalb eines GoBD-Systems ist umsatzsteuerlich laut BMF in der Regel kein Verstoß.
