Was ist eine iPaaS?
Kennst du das? Ein neuer Lead kommt übers Formular, und jemand tippt ihn von Hand ins CRM. Dann noch mal in die Newsletter-Liste. Und am Monatsende in die Tabelle für den Chef. Genau dieses Abtippen nimmt dir eine iPaaS ab.
Die Abkürzung steht für Integration Platform as a Service. IBM beschreibt sie als Sammlung von Cloud-Werkzeugen, mit denen du Anwendungen, Systeme und Datenquellen verbindest. Die Bausteine sind fast immer dieselben:
- Konnektoren: fertige Anschlüsse an bekannte Programme wie HubSpot, Shopify oder Google Sheets.
- Trigger: das Ereignis, das einen Ablauf startet — etwa „neue Bestellung“.
- Aktionen: was danach passiert — Kontakt anlegen, Mail schicken, Zeile schreiben.
- Mapping: welches Feld aus Programm A in welches Feld von Programm B gehört.
Gebaut wird meist im visuellen Editor, also per Low-Code. Unter der Haube spricht die Plattform mit den Programmen über deren API. Du musst die Schnittstelle nicht kennen, die Plattform übersetzt.
Die drei Großen für kleine Unternehmen
Für KMU und Solopreneure läuft es fast immer auf drei Namen hinaus. Die Zahl der Konnektoren ist dabei weniger wichtig, als sie klingt — entscheidend ist, ob deine Tools dabei sind.
Anbieter
Konnektoren (Stand 11/2026)
Zapier
über 10.000 Apps
Make
über 3.500 Apps
n8n
über 2.000 Integrationen
Die Zahlen stammen von den Übersichtsseiten der Anbieter und wachsen laufend. Fehlt ein Konnektor, kommst du bei Make und n8n oft trotzdem weiter: Mit einem allgemeinen HTTP-Baustein sprichst du jede API direkt an, die eine Dokumentation hat.
Was kostet eine iPaaS?
Hier liegt die eigentliche Falle. Die Preisseiten sehen ähnlich aus, aber jeder Anbieter zählt etwas anderes:
- Zapier zählt Tasks: Jede erfolgreich ausgeführte Aktion kostet einen Task. Der Trigger selbst, Filter und fehlgeschlagene Schritte sind frei.
- Make zählt Credits: Die meisten Module verbrauchen pro Durchlauf einen Credit. Der kostenlose Plan hat 1.000 Credits im Monat.
- n8n zählt Ausführungen: Ein ganzer Workflow-Durchlauf ist eine Ausführung, egal wie viele Schritte er hat. Der Cloud-Plan Starter kostet 20 € im Monat für 2.500 Ausführungen (bei Jahreszahlung).
Rechne es an einem Beispiel durch: Ein Ablauf mit acht Aktionen läuft 500-mal im Monat. Bei Zapier sind das bis zu 4.000 Tasks, bei Make rund 4.500 Credits (Trigger plus acht Module), bei n8n genau 500 Ausführungen. Vergleich nie nur den Planpreis. Vergleich, was dein konkreter Ablauf verbraucht.
iPaaS, RPA, ESB: was ist was?
Drei Begriffe werden ständig durcheinandergeworfen. Der Unterschied liegt darin, wie Systeme verbunden werden:
- iPaaS verbindet Programme über ihre Schnittstellen. Sauber, schnell, aber nur, wenn es eine API gibt.
- Robotic Process Automation (RPA) klickt sich durch die Bedienoberfläche wie ein Mensch. Microsoft trennt das in Power Automate klar: Cloud Flows laufen über Konnektoren, Desktop Flows steuern Programme über Fenster, Bilder und Koordinaten.
- ESB (Enterprise Service Bus) ist eine zentrale Vermittlungsschicht, meist im eigenen Rechenzentrum großer Firmen, um alte Systeme zu verbinden.
Und Hyperautomation? Das ist der Oberbegriff, wenn du iPaaS, RPA und KI zusammen einsetzt.
Warum das Thema größer wird
Selbst große Firmen bekommen ihre Tools kaum verbunden. Im Connectivity Benchmark Report 2025 von MuleSoft (Salesforce) nutzten Unternehmen im Schnitt 897 Anwendungen, davon waren nur 29 % integriert. Die IT-Teams verbrachten 39 % ihrer Zeit mit selbst gebauten Verbindungen.
Das ist eine Umfrage unter über 1.050 IT-Führungskräften großer Unternehmen, und MuleSoft verkauft selbst eine iPaaS. Nimm sie als Größenordnung, nicht als KMU-Wert. Die Richtung stimmt aber auch bei dir: Jedes neue Tool ist eine Insel, bis du eine Brücke baust.
Häufige Fehler
Fehler 1 · Nur den Planpreis vergleichen
Tasks, Credits und Ausführungen sind drei verschiedene Währungen. Wer lange Abläufe mit vielen Schritten baut, zahlt bei Zapier schnell ein Vielfaches.
Fehler 2 · Workflows ohne Fehlerbehandlung
Ändert ein Programm seine API oder läuft ein Zugang ab, bricht der Ablauf ab. Ohne Benachrichtigung merkst du das erst, wenn ein Kunde fragt, wo seine Mail bleibt. Ein Workflow ohne Fehlerbehandlung ist wie ein Auto ohne Bremsen: fährt prima, bis es nicht mehr fährt.
Fehler 3 · Alles unter einem privaten Konto
Wenn die Mitarbeiterin geht, die alle Abläufe mit ihrem Login gebaut hat, steht plötzlich alles. Leg Abläufe unter einem Firmenkonto an und dokumentiere, was sie tun.
Fehler 4 · Personendaten ungeprüft durchschicken
Jede iPaaS verarbeitet die Daten, die durch sie fließen. Prüf Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag, bevor Kundendaten über die Plattform laufen.
So startest du
- Einen Ablauf auswählen, der dich jede Woche nervt — etwa Formular-Leads ins CRM.
- Prüfen, ob deine Tools Konnektoren haben, auf den Übersichtsseiten von Zapier, Make und n8n.
- Verbrauch rechnen: Schritte × Durchläufe pro Monat, für jeden Anbieter in seiner Währung.
- Fehlermeldung einbauen, bevor der Ablauf live geht.
Häufige Fragen
Ist Zapier eine iPaaS?
Ja. Zapier, Make und n8n sind alle iPaaS-Anbieter, nur für unterschiedliche Ansprüche. Zapier hat die meisten fertigen Konnektoren, Make und n8n bieten mehr Logik und eigene Code-Schritte.
Ist n8n noch eine iPaaS, wenn ich es selbst hoste?
Streng genommen nicht, denn „as a Service“ meint den Betrieb aus der Cloud durch den Anbieter. Die Funktion ist aber dieselbe. Selbst gehostet trägst du Updates, Backups und Sicherheit selbst.
Was ist der Unterschied zwischen iPaaS und RPA?
Eine iPaaS verbindet Programme über ihre Schnittstellen. RPA bedient die Oberfläche wie ein Mensch, mit Klicks und Tastatur. RPA ist die Notlösung, wenn ein Programm keine API hat.
Lohnt sich eine iPaaS für ein kleines Unternehmen?
Meist ja, sobald du Daten regelmäßig von Hand zwischen zwei Tools kopierst. Die Einstiegspläne kosten wenige Euro im Monat oder sind kostenlos. Rechne vorher aus, was dein Ablauf an Tasks, Credits oder Ausführungen verbraucht.
Kann ich mit einer iPaaS auch eigene Schnittstellen programmieren?
Teilweise. Make und n8n haben HTTP-Bausteine für jede API, n8n zusätzlich Code-Schritte in JavaScript oder Python. Für eine komplett eigene Software-Schnittstelle brauchst du trotzdem jemanden, der programmiert.
